IT环境下零售企业应付账款管理

张芳

深圳史泰博商贸有限公司  518003

【摘要】现代零售企业的核心是供应链系统，过高的应付账比重将给零售企业的供应链带来巨大的财务风险。当今网络时代，要真正提升零售企业的竞争力，应付账款管理是不可忽视的领域，它将在很大程度上体现零售企业的供应链管理水平。在应付账款的管理过程中，应该充分利用会计实时控制的理念，借助信息技术、构建系统化的集中管理模式，提升供应链的运行价值，从事后信息反馈转变为事中控制。

【关键词】应付账管理、供应链管理、EDI

我国传统会计始终存在“重收款、轻付款”的管理习惯。事实上，应付账管理的有序程度，决定着零售商采购链管理和运作的成效。我们必须纠正这种传统观念。目前，已经有越来越多的财务管理者开始重视并探寻科学的应付账管理模式。

一、建立应付账款集中管理模式的意义

在财务报表上，应付账款代表着企业亏欠供货商或其他债权人的资金，对零售企业来说，企业负债主要由流动负债--应付账款组成，它综合反映了零售商的资金营运状态、债务风险承受能力和商业信誉。相比国外零售商的债务结构，我国零售商呈现一种畸形的财务状况，即账面流动负债始终超过存货数倍以上。但国外零售商债务结构则较为合理，短期借款比重相对较低，长期借款比重相对较高，财务风险相对较小。现代零售企业的核心是供应链系统，过高的应付账比重无疑给零售商的供应链带来巨大的财务风险，而无序的应付账管理将直接影响企业供应链运作、采购成本、与供货商之间的合作关系等。

零售企业应当构建IT环境下采购-应付账款内部集中管理系统。在我国，很多企业构建了IT环境，但大部分仍停留在部门内的信息集成，并独立于企业其他部门的信息系统而形成一个信息孤岛[1]。虽然大多数企业在财务软件中都单独设置了应付账模块，但主要功能仅仅集中在应付帐会计记录本身，这种模式只能提高局部会计工作效率，与采购、收货、退货等业务不能实时地沟通，无法应对数据量多、迅速变化的零售企业运营环境，因此，零售企业更需要的是一个高度集成的应付账管理系统，实现供应链管理一体化。

二、如何将应付账集中管理贯穿企业内部的供应链活动

1.协同运作，集中信息

应付账款集中管理模式，提倡对供应链进行全程系统跟进和控制，将分散的供货商信息、采购物流信息、应付货款信息三者进行有效的集成管理，构建以控制采购成本为宗旨的信息流环境，实现供应链的增值。如下图1所示：

图1：              采购-应付账款集中管理体系示意图

当采购部签订订货合同时，标志着供货商信息进入信息管理系统；当供货商送货，零售商收货并确认入库时，是存货和应付账款形成的依据；当供货商开具发票，连同结款申请提交零售商时，是应付账款正式形成的标志；当应付账款到期，款项被顺利支付给供货商，是应付账款的结束。全过程涉及供货商信息管理、合同订单管理、物流信息管理、现金流管理、应付账信息管理等。各环节工作横向相连，相辅相存，在系统授权下互相制约和控制。

2.打破传统会计账簿结构的局限，建立多维账表体系

零售企业应付账款管理，往往比其他企业更多地面对内部或外部各方面不同的管理需求，如：

?供货商希望对每笔货款进行明细核对；

?退货部门在退货前希望知道该供货商是否还有未结货款，以决定是否将退货出库；

?采购部门希望获得某供货商全年的结算数据以计算应收的佣金；

?财务管理者希望对下月的应付账款金额进行预测以提前筹备资金等。

显然，传统的会计账簿（总账、明细分类账）设置难以满足以上要求，面对成千供货商和上万次的采购数据，当诸如此类问题源源不断涌到财务部，会计人员将无法应对。在IT环境应付账款集中管理模式下，可以从系统中定期产生各种分析报告，形成多维的应付账报告体系，以应对不同视角的统计或分析需求。

3.尽可能采用电子实时会计分录，减少人工干预

传统的会计核算，需要会计人员手工编制会计凭证和录入帐簿管理系统。对于零售企业大量数据处理，如果仍过多采用人工录入的方式，出错概率非常高，易造成账务核对困难或付错款。

电子实时会计分录有助于解决这些问题。即：根据业务流程的特点，在涉及资产、负债、收入、费用或权益的业务环节，将重复性高的业务通过IT系统自动生成会计分录，形成会计核算数据。这是对业务活动进行实时记录的方法，不需要人工干预，由系统自动将涉及会计信息变化的数据，自动生成为符合会计核算规则的入账信息，准确度很高。

二、充分利用互联网，做好与外部供应商的信息沟通

网络平台，是信息传递和信息共享的基石。高速发展的计算机网络为大范围信息交流和资源共享带来了前所未有的良好环境。现实中，互联网已完全改变了应付账款沟通效率。比起10年前企业间经常上门对账的年代，互联网对会计人员的工作方式带来了巨大的变革。

1、电子信息沟通

所有公司负责应付账的会计人员必须具有使用电子邮件同外界联系的能力。虽然电话也是一种非常便捷的沟通工具，但仅适用于一些简单快速的咨询，并存在一定的缺陷，不具备可查阅性；面对零售企业大量的数据，通过电话不能完成清晰的沟通；

电子邮件是更恰当的沟通工具，大多数供货商愿意通过电子邮件向零售商查询货款情况。零售商面对供货商通过电子邮件发来的发票清单或对账资料时，而且可以合理地安排时间、区分经重缓急查询或核对数据，逐一进行回复。因为必须是通过电子邮件书面回复，其慎重程度和信息的准确性更高。

2、应付账款财务网页

设立应付账款信息网页，用于发布一些需要对供货商分享的信息，有助于货款的准确结算，减少沟通成本。供货商可以通过应付账网页快速查询到结款所需的相关信息，具有时间上的便利性；信息上也更准确；同时，电话开支和纸张等沟通成本更低。零售商可以将一些共性的信息发布在网页上分享给供货商，比如：供货商结款流程、应付账结款期查询、应付账会计人员的联系电话、增值税专用发票开票信息、常见应付账款问题解答等；

三、实现内外信息交流的无纸化管理--电子数据交换（EDI）

EDI是英文Electronic Data Interchange的缩写，中文可译为“电子数据互换”。它是一种按照标准格式在企业之间传输订单、发票等作业文件的电子化手段。它通过计算机通信网络将行业信息，用一种国际公认的标准格式，实现各有关部门或公司与企业之间的数据交换与处理，是计算机、通信和现代管理技术相结合的产物。

在供应链管理的应用中，EDI是一种在合作企业间交流信息的有效技术手段。通过EDI，可以快速获得信息，提供更好的服务，减少纸面作业，更好地沟通和通讯，提高效率，降低成本，并能为企业提供实质性的好处，如改善运作、改善与客户的关系、提高对客户的响应、缩短事务处理周期等。

目前，在国外的应付账款管理中EDI运用较为普遍，它可以提高供应链运营效率，减少手工录入数据，及时性和准确度高。以下是传统购货和结算过程与使用EDI管理的流程对比（表1）：

表1：         传统模式与EDI模式购货与结算流程对比

传统的购货和结算过程：EDI模式购货和结算过程：

1、零售商下订单，传真或交给供货商；1、零售商下电子订单，传输给供货商；

2、供货商收订单后发货，零售商收货；2、（同左）

3、供货商填开发票，邮寄或交给零售商；3、供货商将电子订单信息转换为电子发票，发送给零售商；

4、零售商根据发票信息输入应付账系统；4、零售商将电子发票信息导入应付账系统；

5、零售商开具支票付款5、零售商应付账系统形成电子支票，发送银行付款

供货商开具发票可以根据电子订单自动生成，接着，零售商可根据供货商的电子发票数据直接导入应付账簿，应付账系统自动生成电子支票，整个流程只须零售商在下订单环节进行一次手工录入，而这一次录入的订单数据又有供货商再次确认，数据准确性较高。同时，还可以降低纸张成本、节约邮寄费用、数据传输快等特点，有助于双方更早地发现问题。

尽管EDI有以上的优点，但因其投入成本较高，目前只适用于大型企业，其中大型零售企业是最为合适的企业之一。同时，受中国财税制度限制，即，必须根据纸质发票进行财务结算和接受税务管理，给EDI的推广带来较大的困难。但这是一个全新的领域期待财会专业人士开拓。也许，当中国税务机关推广电子发票之时，将开启应付账款无纸化传输之门，成为一个新的财务管理契机。应付账会计人员将从繁重的操作中解脱出来，财务职能逐步重点转向对供应链相关数据的分析。事实上，这种转变已经开始，我们正面临一个全新的应付账款信息化管理时代。